Para la mejora de los trámites de Propiedad horizontal a cargo de la Secretaría de Gobierno, dentro de los cuales se encuentra, en específico, Inscripción o cambio del representante legal y/o revisor fiscal de la propiedad horizontal, se realizaron las acciones para mejorar la experiencia de la ciudadanía al realizar los distintos trámites, enfocados en los tecnológico, reducción de los tiempos de entrega, ahorro de costos, y en el desarrollo de capacidades ciudadanas para la realización del trámite. A continuación, se detallan las acciones:
1. En cumplimiento de lo establecido en el artículo 8 de Ley 675 de 2001, corresponde a las Alcaldías Locales realizar la inscripción, actualización y cancelación de registro de la propiedad horizontal, así como, expedir los certificados de existencia y representación legal de esta, previa recepción y verificación de la documentación establecida en la norma referida.
2. Para el desarrollo de los trámites descritos anteriormente, la Secretaría Distrital de Gobierno expidió el instructivo SAC-IN0-05 y el manual de Trámites y Servicios de la Gerencia de TIC, conforme la estrategia de racionalización de trámites de la Secretaría, de manera que, se convirtieron en trámites 100% en línea, mediante el uso de los aplicativos Web Logic y Bizagi.
3. Como resultado de diferentes mesas técnicas y espacios de reunión realizados con las Alcaldías Locales y los Consejos Locales de Propiedad Horizontal y, en aras de acoger las diversas necesidades que la ciudadanía ha expresado de mejora en la plataforma y con respecto al manejo del aplicativo de Propiedad Horizontal (ver en: https://www.gobiernobogota.gov.co/transparencia/tramites-servicios/insc…), los equipos de la Subsecretaria de Gestión Institucional - Oficina de Servicio de Atención a la Ciudadanía -SAC-, la Dirección de Tecnologías e Información -DTI-, la Subsecretaría de Gestión Local -SGL- y la Oficina Asesora de Planeación, gestionaron cambios al aplicativo de Propiedad Horizontal y, a partir de estos, actualizaron el instructivo SAC-IN0-05 . Como soportes de las jornadas realizadas con servidores y ciudadanía se adjuntan las actas 2022 y presentación de la jornada.
4. Adicionalmente, se generó una alianza con el Instituto Distrital de la Participación y Acción Comunal – IDPAC-, para el desarrollo de jornadas de formación de la ciudadanía para explicar el proceso de solicitud de certificado de representación de la propiedad horizontal, los documentos o requisitos a cumplir, así como se explica el registro en el aplicativo web.
5. En virtud de lo anterior, los profesionales a cargo de los trámites de Propiedad Horizontal en las Alcaldías Locales, en adelante, deberán atender únicamente el procedimiento dispuesto en el referido instructivo, tanto para los tramites virtuales como presenciales. En consecuencia, los lineamientos efectuados mediante memorandos No. 20202000318473 del 29 de octubre de 2020 y No. 20212000047543 del 17 de febrero de 2021, al ser de carácter temporal, pierden su aplicabilidad, memorandos remitidos en el anterior corte .
6. En el marco de las referidas acciones, la Dirección de Tecnologías e Información ha realizado los siguientes desarrollos al Bizagi y Web Logic, contemplando los distintos requerimientos realizados por las Alcaldías Locales:
Casos hola año 2020
Caso 100926
Se modificó el formato de matrícula con el fin de facilitar su registro, evitar duplicidades y/o el registro incorrecto en la estructura del número de matrícula.
- Se dejó fijo el número 50.
- En lista desplegable, en letras mayúsculas (N, C y S).
El ciudadano deberá digitar únicamente el número de matrícula.
Caso 99954
Se disminuyeron los tiempos de visualización del mensaje de “Hemos recibido su solicitud, será remitida a la dependencia competente y el tiempo de respuesta son 15 días hábiles”.
Caso 99959
Se garantizó que el aplicativo siempre genere la carta de rechazo, cierre y cancelación de la solicitud.
Caso 99962
Se ajustaron los valores para que se actualicen automáticamente a mayúscula los campos:
- Tipo de propiedad
- Nombre de la propiedad
- Complemento de dirección
- Tipo de representante
Caso 99970
Se cambió el mensaje de “Registro exitoso de la propiedad horizontal” a “Hemos recibido su solicitud, será remitida a la dependencia competente y el tiempo de respuesta son 15 días hábiles”.
Caso 99971
Se incluyó en el certificado de PH: "PROPIEDAD HORIZONTAL".
Caso 99975
Se realizaron los ajustes para que el certificado de propiedad horizontal se descargue con la fecha actualizada.
Caso 99976
Se realizaron los ajustes para que en el certificado de PH se visualicen correctamente los diferentes representantes legales, sean naturales o jurídicos.
Caso 99979
Se ajustó el formulario del validador con el fin de que, el registro del acto administrativo de inscripción de la PH, permita números y fechas (bien sea porque se trata de autos o resoluciones)
Casos PH. año 2021
Caso 182125
Se organizó en el aplicativo web logic el nombre de la propiedad y tipo de propiedad en el formulario, con el fin de que el ciudadano pueda visualizar el nombre completo de la propiedad, previo a enviar la solicitud.
Caso 182131
Se ajustó el JAVA para que el ciudadano pueda modificar el número de escritura asociada a la Propiedad horizontal, cuando la solicitud se rechaza para subsanación.
Caso 182142
Se ajustó el JAVA para impedir que los ciudadanos suban documentos con un peso mayor al permitido por el aplicativo. No se permite continuar el trámite.
Caso 182140
Se modificó el aplicativo para permitir que el ciudadano pueda modificar la contraseña desde su usuario.
Caso 182129
Se logró identificar en que navegadores funciona mejor el aplicativo, por eso se puso una nota al final de la página inicial que dice “Para uso óptimo del aplicativo se recomienda utilizar navegadores Google Chrome y Microsoft Edge”.
Caso 182134
Se realizaron mejoras en la captura del correo electrónico para que valide que efectivamente lo que digitó el usuario es un correo electrónico. Se valido que los números de teléfono solo se reciban números, etc.
Caso 182138
Se realizó la modificación de la pantalla “Representante legal” con el fin de permitir la edición del tipo de persona, esto es, de jurídica a natural y viceversa, cuando el usuario se haya registrado incorrectamente.
Caso 182128
Se ajustó la fecha de período de vigencia del representante legal. El sistema automáticamente fija el período por el término de un (1) año.
Caso 182128
Se corrige el envío de los datos de Fecha de acta, fecha de inicio y fecha de fin.
Caso 182136
Se ajustaron algunos mensajes de error en el aplicativo JAVA con relación a la comunicación con otros sistemas.
Caso 182132
Se modificó el texto de aceptación de gravedad de juramento en los formularios de propiedad horizontal: “Acepto, bajo la gravedad de juramento, que soy la persona facultada para realizar este trámite. De la misma manera acepto que todos los datos suministrados están correctamente diligenciados y la información aportada es cierta y veraz. Entiendo que cualquier error en el diligenciamiento del formulario podrá dar lugar a rechazo o cancelación del trámite, bajo la completa responsabilidad de la persona solicitante de este.”
7. Adicionalmente, la Secretaría Distrital de Gobierno ha identificado una serie de mejora en la plataforma que se relacionan en el documento Anexo 4. Se priorizará para el siguiente trimestre, la eliminación del documento Acto Administrativo o “certificado de representación legal período anterior”. Esta eliminación corresponde a una mejora normativa, administrativa y tecnológica en el trámite, reduciendo costos y tiempos en la realización de este por parte de la ciudadanía, objetivo de la racionalización del mismo.
8. Finalmente, revisando la posibilidad de automatizar del trámite a través del SuperCADE virtual, siguiendo los lineamientos del Decreto 088 de 2022, “Por el cual se adiciona el Titulo 20 a la Parte 2 del Libro 2 del Decreto Único Reglamentario del Sector de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, Decreto 1078 de 2015, para reglamentar los artículos 3, 5 y 6 de la Ley 2052 de 2020, estableciendo los conceptos, lineamientos, plazos y condiciones para la digitalización y automatización de trámites y su realización en línea”, puesto que automatizar implica unos desarrollos y servicios adicionales, para lo cual no se cuentan con los recursos técnicos, se creará un enlace desde el SuperCADE virtual a la Sede electrónica de la Secretaría Distrital de Gobierno.