La Veeduría Distrital ha diseñado una metodología para el seguimiento a los compromisos que suscriben las comunidades con las entidades públicas en espacios de participación ciudadana, la cual contempla cuatro pasos: 1)Caracterización de la problemática; 2) Conformación de mesa de trabajo; 3) Definición de compromisos; 4) Selección y aplicación del instrumento de seguimiento; y 5) Balance del cumplimiento de compromisos. Estos pasos se pueden implementar de manera secuencial o no, dependiendo de las características de la problemática desarrollada y de la fase en la cual se inicie el seguimiento a los compromisos.
PASO 1: Caracterización de la problemática
El propósito de este paso de la metodología es caracterizar la problemática planteada en el espacio reglamentado o no reglamentado de participación ciudadana. Para esto, es necesario:
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Identificar el origen de la solicitud, para conocer si proviene de la comunidad o de alguna institución pública. Esto permitirá establecer si la problemática proviene de una demanda ciudadana, o si, por el contrario, se trata de una acción estatal dirigida a atender una problemática previamente identificada por la institución.
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Identificar el tema y actores afectados por la problemática, para así conocer los sectores o las entidades que podrían estar involucradas en la solución del problema.
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Identificar la ubicación y temporalidad de la problemática, es necesario establecer la localidad, delegación, distrito o nombre del territorio donde está ubicada la problemática, según la división administrativa de la ciudad en la que se aplique la metodología.
PASO 2: Conformación de mesas de trabajo
El objetivo de este paso es instalar una mesa de trabajo con representantes de la ciudadanía y de las entidades públicas para exponer las problemáticas y solicitudes de la comunidad frente a un tema en particular, así como revisar las acciones que han realizado las instituciones para atender a estos requerimientos.
Para el desarrollo de estos pasos se debe tener en cuenta:
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Las personas que deben integrar la mesa de trabajo y cuáles serían sus roles. Para determinar las personas puede tomar como referencia los actores que identificó en el Paso 1 de esta metodología.
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Las reglas de juego que los integrantes de la mesa de trabajo deben cumplir.
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La información que los integrantes deben organizar y llevar a la mesa de trabajo para tener un diálogo informado y eficiente.
PASO 3: Definición de compromisos
El objetivo de este paso es definir la cantidad y el contenido que pactarán las entidades públicas y la comunidad en el espacio de participación ciudadana con el fin de resolver las problemáticas o solicitudes planteadas. La definición de los compromisos debe realizarse en la mesa de trabajo conformada en el Paso 2 de esta metodología, en donde asistan tanto representantes de la ciudadanía como representantes de las entidades públicas involucradas.
Para la suscripción de los compromisos se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:
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Tener claridad sobre las particularidades o aspectos en torno a los cuales se van a suscribir los compromisos.
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Especificar quién será el responsable para el cumplimiento de los compromisos.
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Se debe aclarar que los compromisos se suscriben teniendo en cuenta los alcances institucionales y misiones de cada entidad.
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La ciudadanía y las entidades públicas, deben conjuntamente elaborar o definir los compromisos que se suscriben, de igual manera deben acordar las fechas estimadas para el cumplimiento o presentación de avances.
- Las evidencias o acciones que se presentarán como evidencia del cumplimiento de los compromisos, debe ser lo más claro y detallado posible, para no generar confusiones o malas interpretaciones por parte de los actores participantes.
PASO 4: Selección y aplicación del instrumento de seguimiento
Este paso tiene como propósito definir los instrumentos a través de los cuales la ciudadanía y las entidades públicas realizarán el seguimiento a los compromisos que acordaron en el Paso 3 de esta metodología. La selección y aplicación del instrumento de seguimiento a los compromisos debe ser validado tanto por la ciudadanía, como por las entidades públicas involucradas en los espacios de participación ciudadana.
Para realizar el seguimiento de los compromisos, se pueden utilizar los siguientes instrumentos:
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Colibrí, plataforma web para el seguimiento a compromisos: herramienta web diseñada por la Veeduría Distrital que permite realizar seguimiento en tiempo real a los compromisos que suscriben las entidades públicas y las comunidades en espacios de participación ciudadana.
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Matriz en Excel: diseño de una matriz para organizar la información. Se sugiere que este instrumento cuente con las siguientes 5 secciones: 1) Fuente de información; 2) Solicitud; 3) Compromiso; 4) Reporte de avances; y 5) Indicadores.
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Actas de reuniones y documentos de seguimiento a compromisos: en estos instrumentos se deben registrar las principales problemáticas abordadas, los compromisos que se suscriben, los responsables de cada uno de ellos y las fechas estimadas de cumplimiento.
PASO 5: Balance del cumplimiento de compromisos
Una vez seleccionado e implementado el instrumento de seguimiento, el Paso 4 de la metodología tiene como objetivo realizar un balance del cumplimiento de los compromisos pactados entre la ciudadanía y las entidades públicas en espacios de participación ciudadana.
Para realizar esta balance se deben tener en cuenta los siguientes elementos:
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Realizar un listado de los compromisos cumplidos y aquellos que fueron incumplidos, teniendo en cuenta la fecha estimada que se pactó entre la ciudadanía y las entidades públicas.
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Generar alertas cuando se presenten riesgos de incumplimiento. Si al solicitar a las entidades públicas la información pactada con la comunidad, ésta no es enviada en los términos pactados, se sugiere como primera instancia enviar una comunicación o convocar a una mesa de trabajo para solicitar la información. Si al agotar la primera instancia la información no es enviada, se sugiere a la comunidad dirigirse a los órganos de control competentes para realizar las intervenciones e investigaciones necesarias.
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Actualizar la información o los plazos establecidos cuando sea necesario. Si una entidad pública después de evaluar la fecha pactada con la comunidad considera que necesita un plazo adicional, debe consultar con la comunidad la posibilidad de cambiar la fecha para el cumplimiento del compromiso. Está solicitud se debe realizar con anticipación y se debe comunicar a la ciudadanía las razones por las cuales debe modificarse la fecha estimada de cumplimiento del compromiso.