Metodología

La Veeduría Distrital ha diseñado una metodología para el seguimiento a los compromisos que suscriben las comunidades con las entidades públicas en espacios de participación ciudadana, la cual contempla cuatro pasos: 1) Conformación de mesa de trabajo; 2) Definición de compromisos; 3) Selección del instrumento de seguimiento; y 4) Balance del cumplimiento de compromisos. Estos pasos se pueden implementar de manera secuencial o no, dependiendo de las características de la problemática desarrollada y de la fase en la cual se inicie el seguimiento a los compromisos. 

 

Paso1

PASO 1:  Conformación de mesa de trabajo

 

El objetivo del Paso 1 de la metodología es instalar una mesa de trabajo con representantes de la ciudadanía y de las entidades públicas para exponer las problemáticas y solicitudes de la comunidad frente a un tema en particular, así como revisar las acciones que han realizado las instituciones para atender a estos requerimientos.

Para el desarrollo de este paso se debe tener en cuenta:

  • El origen de la solicitud para la conformación de la mesa de trabajo.

  • Las personas que deben integrar las mesas de trabajo y cuales serían sus roles. 

  • Las reglas de juego que los integrantes de la mesa de trabajo deben cumplir. 

  • La información que los integrantes  deben organizar y llevar a la mesa de trabajo para tener un diálogo informado y eficiente.    

     

Paso2

PASO 2:  Definición de compromisos

 

El objetivo del Paso 2 es definir la cantidad y el contenido de los compromisos que pactarán las entidades públicas y la comunidad en el espacio de participación ciudadana con el fin de resolver las problemáticas o solicitudes planteadas. La definición de los compromisos debe realizarse en la mesa de trabajo conformada en el Paso 1 de la metodología, en donde asistan tanto representantes de la ciudadanía como representantes de las entidades públicas involucradas.

Para la suscripción de los compromisos se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

  • Tener claridad sobre las particularidades o aspectos en torno a los cuales se van a suscribir los compromisos.

  • Especificar quién será el responsable para el cumplimiento de los compromisos.

  • Se debe aclarar que los compromisos se suscriben teniendo en cuenta los alcances institucionales y las misiones de cada entidad.

  • La ciudadanía y las entidades públicas, deben conjuntamente elaborar o definir los compromisos que se suscriben, de igual manera deben acordar las fechas estimadas para el cumplimiento o presentación de avances.

  • Las evidencias o acciones que se presentarán como evidencia del cumplimiento de los compromisos, debe ser lo más claro y detallado posible, para no generar confusiones o malas interpretaciones por parte de los actores participantes.

     

Paso3

PASO 3:  Selección del instrumento de seguimiento

 

Este paso tiene como propósito definir los instrumentos a través de los cuales la ciudadanía y las entidades públicas realizarán el seguimiento  los compromisos que acordaron en el Paso 2 de esta metdología.

La Veeduría Distrital, dentro de su experiencia del seguimiento a compromisos entre comunidades y entidades públicas en espacios de participación ciudadana, ha diseñado la plataforma web Colibrí  para realizar  en tiempo real, de manera ágil e innovadora el seguimiento de  los compromisos suscritos. De igual manera, propone los siguientes instrumentos para que sean replicados por organizaciones o comunidades que no tengan acceso a la implementación de esta plataforma: 

  • Actas y/o relatorías.

  • Matrices en Excel.
  • Plataformas institucionales o ciudadanas.  

El instrumento seleccionado para realizar el seguimiento a los compromisos debe ser validado y acordado por la ciudadanía y las entidades públicas en los espacios de participación ciudadana en donde se pacten los compromisos.

 

Paso4

PASO 4: Balance del instrumento de seguimiento

 

Una vez seleccionado e implementado el instrumento de seguimiento, el Paso 4 de la metodología tiene como objetivo realizar un balance del cumplimiento de los compromisos pactados entre la ciudadanía y las entidades públicas en espacios de participación ciudadana. 

Para realizar esta balance se deben tener en cuenta los siguientes elementos:

  • Realizar un listado de los compromisos cumplidos y aquellos que fueron incumplidos, teniendo en cuenta la fecha estimada que se pactó entre la ciudadanía y las entidades públicas.

  • Generar alertas cuando se presenten riesgos de incumplimiento. Si al solicitar a las entidades públicas la información pactada con la comunidad, ésta no es enviada en los términos pactados, se sugiere como primera instancia enviar una comunicación o convocar a una mesa de trabajo para solicitar la información. Si al agotar la primera instancia la información no es enviada, se sugiere a la comunidad dirigirse a los órganos de control competentes para realizar las intervenciones e investigaciones necesarias. 

  • Actualizar la información o los plazos establecidos cuando sea necesario. Si una entidad pública después de evaluar la fecha pactada con la comunidad considera que necesita un plazo adicional, debe consultar con la comunidad la posbilidad de cambiar la fecha para el cumplimiento del compromiso. Está solicitud se debe realizar con anticipación y se debe comunicar a la ciudadanía las razones por las cuales debe modificarse la fecha estimada de cumplimiento del compromiso.